Umění Time Managementu

Dnešní doba je mnohými považována za uspěchanou. Téměř každý druhý si stěžuje na nedostatek času na své rozličné aktivity a koníčky, na nedostatek času na sebe sama, rodinu či přátele. Málokdo si však připustí, že ve většině případů si za to opravdu můžeme jen my sami. Vidíte se v těchto řádcích? Zřejmě bude skutečně problém v tom, jak jste se naučili pracovat s časem. Nejen, že jste málo efektivní, ale ještě tak nezanecháváte v druhých dobrý dojem o svých schopnostech.

Co s tím?
Prvním a nejdůležitějším krokem je, si připustit, že jen my sami jsme pány svého času. Už dávno neplatí, že povinnosti a koníčky vedou neúprosný boj o časovou dotaci, a že je téměř nemožné je skloubit. Pouhé mluvení o tom, že bychom něco chtěli změnit nám v ničem nepomůže, proto je důležité se rozhodnout, jak konkrétně bychom chtěli svou situaci změnit a podniknout patřičné kroky vedoucí k této změně.

Má rada se skládá ze tří částí, které následně více rozeberu:

1) plánovat dopředu;

2) priorizovat;

3) udržet si vysokou výkonnost.

Všechny části spolu nerozlučně souvisí a jedna bez druhé nikdy nebude zcela funkční. Plánovat dopředu je výborné hned z několika důvodů. Máte před sebou jasný plán, kterého se můžete držet, neztrácíte tedy v průběhu týdne zbytečný čas přemýšlením, co zrovna máte udělat, rovněž tím předejdete případnému opomenutí povinností. Plánování je však zcela esenciální i pro priorizaci, která je klíčem k našemu spokojenému bytí, během kterého se budeme schopni, jak věnovat aktivitám, kterým opravdu chceme, tak si i udělat čas na sebe. Navíc máme jistotu, že jsme splnili všechno, co jsme splnit chtěli. Expertka přes time management a autorka mnoha knih_ na toto téma , Laura Vanderkam, doporučuje plánovat jednotlivé aktivity do papírového diáře, jelikož elektronický kalendář máme často tendenci přeplnit, přičemž do papírového můžeme napsat pouze omezený počet položek. Vezmeme-li v potaz, že často se přihodí něco neplánovaného, s takovýmto plánováním se nám spíše podaří nahodilou událost vtěsnat do našeho plného rozvrhu.

Klíčem pro plánování s prioritami by pak mělo být následující: Do rozvrhu si dám aktivity/události, které jsou v daném týdnu nevyhnutelné a musím s nimi počítat (např. práce, povinná docházka ve škole, odvezení dítěte do školky atd.). Jako druhé zavedu do kalendáře takové aktivity, které dělat chci. To znamená, že pokud si konečně chci najít čas na cvičení, abych byla v lepší kondici, umístím ho hned ve druhé fázi, např. tři sportovní aktivity do volných polí. Tím si zajistím, že opravdu budu mít na kýženou aktivitu čas a odpoledne po práci se nerozhodnu, že budu vytírat a prát, to je přece také potřeba udělat, že? Zní to banálně, ale pokud vyperu a vytřu jiný den, svět se nezboří, ocenění za nejlepší hospodyňku se beztak ani neuděluje. Pokud si nepůjdu zacvičit, ztracené tréninky a čas pro sebe v tomto týdnu už zpátky nezískám. Po naplánování prvních dvou priorizovaných kategorií do rozvrhu doplníme zbylé, méně významné položky.

Předchozí dvě rady nebudou ani zdaleka tak účinné, pokud k nim nepřidáme poslední. Udržování pracovní výkonnosti a její cílené sledování. Klesající tendence u výkonnosti je riziková především u delších časových úseků, které jsou většinou věnovány práci či vzdělávání. Pokud svou klesající výkonnost nepodchytíme, pak se může stát, že nestihneme vše naplánované a naruší nám to pečlivě připravené plány. Pokud se naučíme rozpoznat moment nástupu snížené pozornosti či snížení výkonnosti, naučíme se takové situace vyřešit bez jakýkoliv následků a náš time management zůstane perfektní. 

Pokud chceme být při hospodaření s časem opravdu dobří, musíme být i kreativní. Nejlepší způsob je kombinování aktivit, u nichž je to možné. Např. perfektní a časově nenáročná metoda zlepšování cizích jazyků je sledování různých videí na internetu (ať už popisujících gramatiku, či jde o krátké příběhy) při snídani, nebo jiném jídle, dle časových možností. Zabere to zhruba 15 minut během doby, co jíte, takže tento čas neberete z jiného časového úseku. Jiný trik ohledně videí je jejich sledování zrychleně. Donutí vás to k větší soustředěnosti a bude to i časově efektivnější. Každodenní cesty do práce, školy, nebo cestování do zahraničí jsou  přímo stvořené pro četbu knih.  Ráno v MHD se dá přečíst několik stran a za pár dní či týdnů již budete mít za sebou celou knihu, kterou jste již měsíce jen odkládali. Rovněž když zrovna nevaříme něco, co vyžaduje naši nepřetržitou pozornost, můžeme během vaření prát, či zvládnout část týdenního úklidu.

Trefné je zdůraznění celkového týdenního fondu v knize I Know How She Does It od L. Vanderkam. Týden má celkem 168 hodin, pokud spíte každý den 7 hodin, zbývá vám přesně 119 hodin. Pokud dalších 40 hodin strávíte prací, školou, či kombinací obojího, zbyde vám ještě 79 hodin na všechno ostatní. To není zrovna málo a je jen na vás, jak tento čas využijete.